An dieser Stelle haben alle neugewählten Spielleiter, die externe Turniere betreuen sollen, die Möglichkeit, sich einen Überblick zu verschaffen, wie die Aufgaben am besten zu erledigen sind. Damit man auch nichts vergisst.
Die Vorarbeit:
1. Sich kundig machen, welche Turniere überhaupt zum Aufgabenbereich gehören. Entweder auf Kreisebene, im Bezirk oder gar im Bayerischen oder Deutschen Schachbund. Das sind die Mannschaftswettbewerbe (Blitz, Schnell und Pokal). Auf höherer Ebene muss man sich qualifizieren. Ansprechpartner sind entweder die Mannschaftsführer, die ggf. Arbeit abnehmen und Vorabinfos geben können. Oder die Spieler selbst. Bitte klären, ob die Qualifikation für den Verein bereits geschehen ist. Ansonsten steht ein Freiplatzantrag als Möglichkeit zur Wahl. Je höher man kommt, desto schwieriger wird das allerdings (auf deutscher Ebene wird fast nie ein Freiplatz vergeben). Wichtig ist auch, sich vom Vereinskassier eine aktuelle Mitgliederliste mit E-Mail und Telefon geben zu lassen.
Der Meldeschluss:
2. Den Meldeschluss beachten, den der zuständige Spielleiter per Ausschreibung bekanntgibt. Manchmal muss man dazu auch einen Blick in die zuständige Turnierordnung werfen, in der alles Wichtige zu finden ist. Manchmal muss man nur melden, dass der Verein teilnimmt; manchmal verlangt der Spielleiter noch mehr Details wie Ansprechpartner, Aufstellung, Spiellokal etc. Das ist in jedem Einzelfall anders.
Die Information der Spieler:
3. Dann geht es daran, die potentiellen Spieler auf den Termin aufmerksam zu machen. Dazu reicht (je nach Termindruck) eine E-Mail mit Hinweis auf das Turnier (möglichst Link zur Ausschreibung). Das sollte sobald wie möglich spätestens, wegen der Planung, etwa zwei Wochen vorher geschehen. Wer mitspielen möchte, sollte sich
direkt an den externen Spielleiter melden (nicht an den Spielleiter des BSB oder so). Dann hat man selbst einen Überblick, ob noch Spieler gebraucht oder evtl. eine zweite Mannschaft an den Start gehen kann. Bei E-Mails empfiehlt es sich, immer Fristen zu setzen, bis zu denen man Zusagen (oder auch Absagen) braucht. Dennn nur dann geben die Spieler auch Bescheid. Notfalls muss nach Fristende telefonisch bei denen, die überhaupt nicht geantwortet haben, nachgehakt werden. Manchmal ist jemand dienstlich unterwegs, im Urlaub, krank oder einige Tage lang ohne Internet-Verbindung.
Die heiße Phase:
4. Die heiße Phase beginnt mit dem Wochenende vor dem Turnier. Jetzt sollten noch einmal alle Spieler kurz erinnert werden. Auch die geplante Aufstellung sollte den Spielern mitgeteilt werden (und soweit bekannt auch Gegner und Farbverteilung). Außerdem braucht man vor Ort noch einen Teamchef und nicht zu vergessen einen (oder mehrere) Fahrer. Das sollten die Spieler allerdings untereinander ausmachen. Hier kann der Spielleiter aber den Anstoß geben. Im Übrigen wird sich zeigen, dass es (fast) immer diesselben Spieler sind, die man leicht dazu motivieren kann, ans Brett zu treten. Trotzdem sollte man bei den anderen nicht aufgeben und immer wieder fragen, ob sie nicht doch mal mitspielen möchten. Niemanden links liegen lassen.
Die Ergebnismeldung:
5. Bei Wettkämpfen, zu denen nicht der zuständige Spielleiter des Bezirkes etc. anwesend ist, um das Ergebnis mitzubekommen, muss dasselbe natürlich noch weitergemeldet werden. Wohin, das ergibt sich in den meisten Fällen aus der Ausschreibung (oder falls nicht: aus der Turnierordnung). Auch die Art (E-Mail oder telefonisch) und die Form (Online-Meldung, mit ausgefülltem Vordruck etc.) wird mit der Ausschreibung veröffentlicht.
Verbesserungswünsche oder Anregungen zu diesem Handbuch bitte an den Vorsitzenden richten.